Administração escolar: entenda tudo sobre essa área

Você, enquanto gestor de uma instituição de ensino, já parou para pensar nos processos que envolvem a administração escolar? Compreender isso de forma clara, o ajuda a realizar um trabalho melhor e integrado entre os setores. Afinal, a administração é uma das áreas mais importantes de uma escola. 

Contudo, muita gente ainda confunde o papel do administrador com o do gestor, o que tende a gerar confusões sobre as atribuições de cada um. Consequentemente, muitas ações ocorrem de forma desordenada e não convergem para um ponto em comum. 

Diante disso, o SAS Plataforma de Educação criou este texto para ser um guia sobre a administração escolar, tema extremamente importante para as instituições de ensino. 

Ao longo dos próximos tópicos, vamos esclarecer as principais dúvidas sobre o assunto e ainda apresentar dicas do que você deve fazer para construir uma boa administração escolar. Aproveite!

Afinal, o que é administração escolar?

A administração escolar refere-se ao processo de planejamento e organização de atividades e recursos para o alcance de metas institucionais. É por meio dela que os vários setores de uma escola permanecem alinhados, o que garante o bom funcionamento do local. 

Quem faz parte da administração escolar?

Siga conosco para conhecer melhor tudo o que envolve este tema. 

O principal responsável pela administração escolar é o diretor. Suas atribuições incluem:

• desenvolver e coordenar estratégias administrativas;
• definir metas orçamentárias;
• organizar o calendário escolar;
• delegar atividades;
• acompanhar e mensurar ações desenvolvidas pelos demais setores;
• trabalhar em conjunto com os professores e coordenadores para entender os principais desafios pedagógicos enfrentados pela escola;
• planejar o calendário de eventos da instituição;
• planejar novos investimentos;
• cuidar da compra de insumos, materiais e equipamentos;
• ficar atento à necessidade de manutenção da infraestrutura da escola etc.

Como ser um administrador escolar?

Quem quer atuar como administrador escolar precisa, antes de tudo, ter formação em Pedagogia. Além disso, algumas instituições exigem experiência como professor e cursos de especialização na área administrativa. 

Caso queira atuar em escolas públicas, também é necessário ser aprovado em um concurso público. 

Todos esses requisitos são importantes para garantir que o profissional tenha conhecimentos amplos sobre a rotina de uma instituição de ensino. Afinal, ele será responsável por coordenar os diversos setores do local. 

Ademais, o administrador precisa conhecer detalhes da legislação educacional para realizar um bom planejamento e evitar problemas legais por descumprir alguma norma obrigatória. As duas principais leis que merecem atenção são a que trata das diretrizes e bases da educação nacional (Lei Nº 9.394/1996) e a que aborda o Plano Nacional de Educação (Lei Nº 13.005/2014). Porém, existem diversas outras regulamentações importantes, que a administração escolar deve conhecer.

Qual a diferença entre gestão e administração escolar?

Aprender a separar as atribuições da gestão escolar daquelas exercidas pela administração escolar é indispensável para o bom desenvolvimento dos processos internos. Contudo, essa é uma questão que ainda gera muitas dúvidas, afinal esses são setores inter-relacionados e que devem atuar em conjunto.

De maneira objetiva, a administração escolar lida com questões técnicas, ligadas ao alcance de metas e objetivos. É essa área que trabalha com a visão macro, sendo responsável pelo planejamento geral das atividades.

Por outro lado, a gestão tem como ênfase articular todas as atividades junto aos colaboradores. Ou seja, ela atua junto às equipes para motivá-las e direcionar o trabalho de cada pessoa na direção correta para o alcance das metas propostas. 

Isso mostra que administração escolar e gestão escolar não são sinônimos, mas são áreas complementares. 

A relação entre gestão e administração no cotidiano escolar 

De nada adianta planejar o uso de recursos, delegar tarefas e estabelecer metas para a instituição se ninguém estiver engajado para colocá-las em prática. E é aqui que o trabalho da gestão se destaca. Afinal, é papel do gestor:

• comunicar-se com as equipes e entender quais as dificuldades enfrentadas;
• analisar a necessidade de investimentos em formação continuada para professores;
• adequar o conteúdo pedagógico da escola;
• organizar as turmas dos alunos, os horários dos professores e a distribuição das disciplinas etc. 

Além disso, ele é o elo de comunicação entre escola, famílias, comunidade e corpo docente. Também é seu papel ouvir os estudantes e assegurar a permanência deles dentro da instituição. 

Sendo assim, podemos comparar a administração escolar com uma grande orquestra e a gestão com o maestro. Um não funciona sem o outro.

Qual a importância da administração escolar?

Ter uma administração escolar bem estruturada é importante para as instituições de ensino por diversas razões. 

Em primeiro lugar, por meio dela ocorre o planejamento da utilização de recursos. Isso traz benefícios como economia de tempo e de dinheiro. Afinal, sabe-se exatamente o que precisa ser aplicado em determinado setor e por quê. 

Outro ponto de destaque está na organização das atividades escolares. O administrador cria um cronograma detalhado de tudo o que deve ser cumprido ao longo do ano letivo. Isso é benéfico, pois faz com que todas as áreas trabalhem sabendo o que precisam atingir. 

Por fim, podemos destacar outro ponto importante da administração escolar que é o alinhamento das ações desenvolvidas entre os setores. Ou seja, cada área tem objetivos a cumprir que se complementam. Assim, a escola consegue ter uma unidade e crescer de forma mais sólida. 

Quais são os elementos da administração escolar?

A administração escolar pode ser dividida em três grandes dimensões: financeira, pedagógica e administrativa. A seguir, detalhamos melhor cada um deles. 

Administração Financeira

Aqui o foco está nas contas a pagar e a receber. É importante organizar as finanças para que os valores permaneçam em equilíbrio. 

Sendo assim, você deve:

• ter controle sobre gastos fixos e variáveis;
• separar recursos para investimentos e eventualidades;
• criar estratégias para manter a inadimplência em níveis aceitáveis;
• planejar os gastos referentes à contratação de novos professores ou colaboradores;
• determinar orçamentos para campanhas de marketing etc. 

Administração Pedagógica

Esta dimensão dá ênfase nos processos diretamente ligados às atividades de ensino e aprendizagem. Deste modo, aqui o objetivo é planejar os conteúdos que serão ensinados ao longo do ano letivo, assim como definir as metodologias, escolher os materiais, etc. 

Também é responsabilidade da administração pedagógica analisar a necessidade de oferecer treinamentos ou educação continuada para o corpo docente. 

Trabalhar todos esses pontos com bastante atenção é indispensável para oferecer uma educação de qualidade aos estudantes. 

Direção administrativa

A dimensão administrativa cuida da parte técnica dos processos escolares. Ou seja, ela é a responsável por:

• lidar com a manutenção da estrutura física;
• distribuir os recursos necessários para os diversos setores da instituição;
• cuidar da rotina da secretaria;
• acompanhar os relatórios financeiros e pedagógicos;
• acompanhar as atividades de todos os setores, de modo a conferir se tudo está dentro do esperado;
• utilizar tecnologias para facilitar processos etc. 

As principais dificuldades enfrentadas pela administração escolar

As escolas sofrem com muitas dificuldades diárias e não seria diferente no campo da administração escolar. São vários problemas que precisam ser resolvidos de maneira rápida e eficaz para que a qualidade da educação não seja afetada. 

Os principais desafios que um administrador precisa enfrentar são:

Gerir bem os recursos 

Fazer a gestão dos recursos escolares é uma das principais funções da administração. Contudo, esta não é uma tarefa fácil. 

Afinal, você precisa equilibrar a verba disponível com os interesses de vários setores, definir prioridades e conscientizar os colaboradores para o uso consciente dos recursos. 

Impedir a evasão escolar 

A evasão escolar é outro grande problema com o qual um administrador precisa lidar. 

Existem diversos motivos que levam um aluno a sair da instituição onde estuda, indo desde questões financeiras até dificuldades de aprendizagem, bullying etc. 

Sendo assim, é papel da administração identificar esses fatores, criar estratégias e direcionar recursos para evitar que ocorram.  

Manter o fluxo financeiro saudável 

Além de ter que lidar com a inadimplência, os administradores não podem se descuidar dos gastos cotidianos. Ou seja:

Manter as contas em dia é essencial para que uma escola continue funcionando. Porém, isso não é simples. 

• precisam planejar investimentos;
• realizar manutenções frequentes para evitar gastos mais amplos no futuro;
• captar novos alunos e investir na retenção daqueles que já estudam no local. 

Delegar tarefas

Para o bom funcionamento das atividades desenvolvidas dentro da escola, o bom administrador precisa saber delegar tarefas. Do contrário, ele vai ficar sobrecarregado, o que tende a atrapalhar todos os processos cotidianos. 

Sendo assim, você precisa contar com uma boa equipe ao seu lado e aprender a dividir o processo administrativo dentro das três dimensões que explicamos anteriormente.

Dicas para uma administração escolar de qualidade

Selecionamos seis práticas que podem ser colocadas em ação ainda hoje dentro da sua escola e que vão facilitar muito o processo administrativo. 

Tenha um bom planejamento estratégico

Para criar metas e estratégias sólidas, é necessário ter um planejamento estruturado de todas as atividades da instituição. Elas devem estar alinhadas com a missão, a visão e os valores da escola. 

Além disso, realizar uma análise profunda é muito importante para entender as forças e as fraquezas do ambiente interno e externo do local. E, assim, identificar o que precisa ser colocado em prática e em qual ordem de prioridade. 

Desenvolva uma gestão financeira

Organize as contas fixas e variáveis da escola de modo constante. Planeje a folha salarial, os custos com fornecedores e os possíveis gastos com empréstimos. 

Também crie estratégias para lidar com as taxas de inadimplência, descontos liberados para bolsistas, etc.

Ter uma planilha bem estruturada com todos esses valores o ajuda a visualizar melhor tudo o que entra e sai do caixa, evitando desequilíbrios financeiros. 

Fique atento à infraestrutura escolar 

Programe manutenções regulares dentro da infraestrutura da escola, de modo a manter o local em boas condições para os alunos e os colaboradores.

Também planeje os investimentos em novos laboratórios, salas de aulas, espaços esportivos e em adaptações para tornar o ambiente mais inclusivo. 

Estimule a comunicação humanizada e o bom relacionamento 

A administração escolar coordena atividades de todos os setores da instituição. 

Desse modo, é indispensável manter um bom relacionamento com os colaboradores e ter uma comunicação clara com todos que compõem a comunidade. Do contrário, há um grande risco de ocorrer desencontro de informações, desorganização nos processos, entre outros problemas. 

Insira a tecnologia no cotidiano escolar 

A tecnologia pode facilitar processos diários da administração escolar, poupando tempo e evitando erros por falhas de comunicação. 

Você pode, por exemplo, utilizar plataformas de atendimento online, o que ajuda a ter maior controle sobre as atividades de suporte. Também é interessante adotar um sistema de secretaria virtual para otimizar as atividades, o que melhora o tempo de resposta e os custos da instituição. 

Fique atualizado sobre o contexto educacional 

O cenário educacional passa por mudanças frequentes, principalmente em termos de legislação. Sendo assim, a administração escolar precisa estar por dentro das novidades para realizar um bom planejamento. 

Além disso, neste momento de retorno às aulas pós-pandemia, a escola precisa estar preparada para receber bem os estudantes, sempre cumprindo os protocolos de saúde. 

Então, é papel da administração escolar organizar tudo com antecedência para promover uma volta segura, tanto para os alunos quanto para professores e colaboradores. 

Conte com a SAS!

O SAS Plataforma de Educação pode auxiliar gestores e administradores a melhorar os processos escolares. Para isso, oferece diversas soluções e suporte às instituições de ensino. 

Além do mais, temos uma sessão em nosso blog intitulada “gestão escolar”, onde postamos conteúdos exclusivos e interessantes para quem atua coordenando atividades administrativas, pedagógicas e financeiras. Confira todos os posts que estão disponíveis. Temos certeza que vão ajudar você!

Quer saber mais sobre como o SAS Plataforma de Educação pode te ajudar? Clique no banner e fale com um de nossos consultores!