Aprenda os segredos para uma ótima gestão financeira escolar!

A gestão de uma escola envolve, desde os aspectos pedagógicos variados, até uma administração eficaz dos recursos físicos. Nesse sentido, lidar com as questões financeiras de uma escola faz parte deste conjunto de ações. 

Planejamento, economia, prestação de contas e ter uma visão macro do que ocorre dentro da instituição de ensino, são algumas competências necessárias para otimizar as contas e tornar um ambiente mais organizado e sustentável. Venha conosco nessa leitura para saber como fazer a gestão financeira ser mais eficiente na sua escola! 

O que é gestão financeira escolar?

A gestão financeira escolar é a administração do patrimônio financeiro da instituição. É importante ressaltar também que, mesmo sendo uma instituição de ensino, o gerenciamento das finanças ocorre tal qual o de uma empresa. Dessa forma, o papel do gestor vai muito além de questões pedagógicas, uma vez que ele é o administrador dessa organização.

No entanto, para que ocorra uma harmonia entre as diversas áreas da instituição, é fundamental que o gestor financeiro da escola se baseie no Projeto Político Pedagógico (PPP) para tomar as melhores decisões orçamentárias, visando a melhoria e organização da escola.

O PPP, por sua vez, precisa ser dialógico entre todos os membros envolvidos na comunidade escolar e na construção do dia a dia da escola. Promover ações constantes de escuta entre direção, pais, professores, estudantes e funcionários é a melhor forma de administrar os recursos monetários dentro do planejado.

Contas a pagar e a receber, prestação dos valores que circularam, planos para os recursos que ainda irão entrar em caixa, ter um plano de ação futuro para crescimento, tudo isso faz parte de uma gestão financeira escolar. 

Passos para uma gestão financeira eficaz

Mesmo para os mais experientes, refletir constantemente sobre sua prática frente ao trabalho executado é tarefa obrigatória, mesmo para assuntos administrativos. É importante verificar se é possível realizar algum procedimento de maneira alternativa e mais eficiente. Para isso, há alguns aspectos principais que não devem faltar ao elaborar e executar a gestão financeira. Confira a seguir!

Planejamento financeiro estratégico: seu ponto de partida

O ponto de partida para a elaboração de uma gestão financeira escolar de qualidade é verificar detalhadamente quais são as possíveis fontes de renda da instituição. Para isso, há algumas fontes de renda que devem ser levadas em consideração nesse momento, como: fundos de investimento, venda de ativos, mensalidade de alunos, promoções variadas dentro da escola e empréstimos. 

Dentro desse conjunto de possibilidades, o gestor precisa avaliar os pontos mais favoráveis para elevar o orçamento ou mesmo cobrir as despesas. Por exemplo, os meses de crise da pandemia do coronavírus deixaram muitas escolas no vermelho. 

Muitos recorreram a empréstimos e venda de ativos, entretanto, em períodos de economia mais estabilizada, essa questão poderia ser resolvida com uma política de descontos dentro da escola, por exemplo.

É necessário também, pensar nas metas, pois são fundamentais para o desenvolvimento de qualquer empresa, compondo o planejamento estratégico. O gestor escolar precisa trabalhar com metas e saber para onde irá direcionar a escola. 

No entanto, as metas não se destinam a apenas pensar nas construções futuras, mas é também pensar sobre as ações efetivas para reduzir a inadimplência. Definir estratégias para resgatar valores em atraso é um planejamento importantíssimo, e a gestão pode definir campanhas de descontos, visando reaver mensalidades atrasadas com alunos inadimplentes. 

Toda escola privada tem valores de mensalidade a rever e isso, muitas vezes, é razão de endividamento das instituições de ensino. Dessa maneira, cabe a gestão financeira implementar estratégias, tanto para evitar, quanto para resgatar mensalidades atrasadas.

Além disso, é papel do gestor financeiro atuar dentro das seguintes atividades: identificar os diversos recursos que a instituição venha a demandar, contratar plataformas de educação que sejam confiáveis e parceiras, definir prioridades e as principais métricas. 

Leve em consideração demandas pedagógicas específicas

As demandas pedagógicas da escola necessitam de um planejamento adequado e discussões em conjunto com os agentes escolares. Certamente, tais demandas devem ser bem planejadas e discutidas, conforme o contexto de cada área de conhecimento. 

A seguir, você verá algumas demandas que merecem atenção de seu planejamento financeiro escolar.

• Diferenças entre as disciplinas puramente teóricas e as práticas: todos os custos devem ser analisados! Lembre-se de pesquisar com dedicação os custos das disciplinas de cunho prático que envolvam o uso de laboratórios, uma vez que os valores destes recursos podem variar consideravelmente. O gestor necessita planejar como irá destinar recursos a isso;
  
• Compra e manutenção de computadores: é uma pauta que sempre está em questão dentro das escolas, sendo uma despesa regular. O investimento tanto em manter como em adquirir novas tecnologias é alto e necessita estar em evidência sempre.
  
• Viagens escolares: durante a pandemia não entra em questão, mas, pensando em um período pós-vacina, o gestor financeiro deve analisar os gastos envolvendo deslocamento, alimentação, aluguel de ônibus, e todos os demais gastos que possam estar associados. Com isso analisado, fazer diferentes cotações de preços e buscar negociar descontos;
  
• Softwares específicos, especialmente em tempos de ensino híbrido e/ou remoto: investimento fundamental e nem sempre é tão alto quanto se pode pensar. Contar com plataformas eficientes que contribuem tanto para a gestão, como para a coordenação pedagógica e oferecem material de qualidade aos alunos, é investimento estratégico para sua instituição. E, muitas vezes, não se trata de um novo investimento, mas, apenas, uma atualização no serviço contratado. 

Importante! Elabore diferentes cenários

Dentro do planejamento financeiro escolar, trabalhar com diferentes cenários contribui para não ter surpresas desagradáveis que desestabilizam a instituição ao longo do percurso. Dessa forma, é interessante pensar em três cenários:

• Acima do planejado 

É o melhor das expectativas, atende uma demanda tão positiva que vai além dos objetivos traçados. Parece excelente, porém deve-se redobrar a atenção para que o número de matrículas, por exemplo, não exceda a capacidade pedagógica ofertada.

• Dentro do planejado 

Um cenário dentro do planejado é aquele que tende a um equilíbrio, uma vez que as metas traçadas foram atendidas. Agora, deve-se analisar o que pode ser melhorado e pensar como potencializar o crescimento.

• Abaixo do planejado 

Caracteriza-se pelo não atingimento das expectativas mínimas. Uma retraída na efetivação de matrículas ou alunos e famílias inadimplentes acima da média, são alguns dos fatores de insucesso que podem afetar negativamente o desempenho financeiro.

Prestação de contas: um aporte de credibilidade

A transparência das finanças é relevante não somente do ponto de vista legal, mas se torna muito importante considerando as famílias, uma vez que possibilita o desenvolvimento de confiança sólida.

Considere tornar acessível aos membros da comunidade escolar a prestação de contas. Este movimento tem a intenção de demonstrar clareza para toda a comunidade, assim como possibilitar que o trabalho administrativo seja realizado da maneira mais assertiva possível.

Além de dar maior credibilidade em termos de eficiência, uma gestão financeira escolar saudável é extremamente importante para ampliar a imagem positiva da escola.

Desenvolva uma cultura de economia de recursos

O gestor financeiro é um dos atores que são imprescindíveis na política de economia de recursos da escola. Em conjunto com mantenedores, diretoria e demais elementos da hierarquia da sua instituição, uma gestão financeira escolar deve ser capaz de apresentar dados reais do impacto da economia de recursos – impacto tanto na esfera financeira, quanto na reputação da escola. 

Tenha em mente a relevância e abrangência de desenvolver uma cultura inteligente de economia na sua instituição. A seguir, confira 3 dicas simples e impactantes para lhe inspirar na busca por este objetivo:

• Economia de papel 

Refletir quanto a real necessidade de impressão de documentos diversos. Com esta atitude, busca-se incentivar a conversão para o uso de eletrônicos; recomenda-se também utilizar ao máximo rascunhos, usar folhas dos dois lados. Além de sustentáveis, estas açõess geram uma economia alta ao final do ano. Pense então, qual será o volume que você irá economizar em cinco, dez anos?

• Redução do consumo de energia elétrica e água  

Considere trocar as lâmpadas dos prédios por lâmpadas LED, instalar sensores de presença, criar campanhas para promover o uso racional da água na escola, entre toda a comunidade escolar. Todos nós conhecemos essas recomendações, então, enquanto gestor financeiro ou demais funcionários da escola, sugira estas modificações e seja parte da mudança!

• Adesão a ideias e ferramentas inovadoras 

Aderir a plataformas educacionais e demais recursos tecnológicos colabora para o marketing positivo da instituição e, obviamente, otimiza processos. Isso resulta em maior eficiência para os colaboradores, menos erros e retrabalho. Isso também é economia! 

O que a sua instituição ganha com uma gestão financeira escolar bem-sucedida?

Os benefícios gerados pela gestão financeira escolar vão muito além de apenas garantir o crescimento e manter as contas em dia dentro de uma instituição de ensino.

Certamente, tanto a retenção quanto a captação de alunos tendem a ampliar com uma gestão financeira mais organizada. Seja pela administração eficiente das finanças ou pelas metas cumpridas e bem direcionadas, o trabalho eficiente reflete, inclusive, no público externo.

A imagem da escola diante dos pais se solidifica de forma positiva, uma vez que as melhorias começam a aparecer, assim como a confiança estabelecida entre os membros da instituição de ensino.

Com a escola ampliando o leque de ofertas e com as finanças bem estabelecidas, o crescimento de receita se torna uma possibilidade real, mesmo com as incertezas econômicas. Uma escola bem administrada se fortalece e atravessa momentos de crise ganhando fôlego para crescer mais e mais depois que a turbulência passa.

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