Atualizado em 13 de janeiro | 2021 por SAS

O processo de atração de novos alunos tem como objetivo levar o interessado a fechar contrato com a instituição. Esse processo é muito semelhante a outros modelos de vendas, mas quando o assunto é a captação de alunos no pré-vestibular, os clientes são, na maioria das vezes, os próprios alunos. 

Especialmente no início do ano letivo, onde as aulas estão prestes a retornar, os estudantes que estão se formando no Ensino Médio buscam opções de cursos preparatórios para ingressar nas universidades. Nesse sentido, os gestores precisam aderir a algumas estratégias para garantir novas matrículas durante a captação de alunos no pré-vestibular. 

Continue a leitura para saber mais!

O que é a captação de novos alunos? 

Em síntese, a captação de novos alunos é o processo onde o gestor planeja e gerencia suas estratégias de marketing e vendas em uma instituição de ensino. Nesse caso, o foco é atrair alunos em potencial e convertê-los em matrículas reais. 

Embora a captação de alunos seja o que faz as instituições privadas crescerem, ela constitui um desafio para as escolas, por ser vista como uma forma isolada de outras ações essenciais para o processo de captação. 

No entanto, atrair e fidelizar mais alunos não cabe apenas a algumas estratégias sazonais de marketing. A captação acontece, de fato, durante todo o ano, e é resultado de uma série de comportamentos que vão aprimorar a gestão de interessados no seu pré-vestibular. Mas, antes de começar, você precisa entender muito bem quem é seu público.

Definindo a persona do seu pré-vestibular

É essencial descobrir e compreender quem é a persona do seu pré-vestibular. Caso não saiba o que isso significa, fique tranquilo! Iremos te explicar!  

Uma persona nada mais é do que a representação fictícia do cliente ideal para o seu negócio. Ou seja, o aluno ou o responsável que você gostaria de atingir. Essa representação é criada com base em características e dados reais dos clientes que você já tem, como por exemplo: a região onde moram, a faixa etária média, seus objetivos, preocupações e desafios.

Diferente do público-alvo, que é uma segmentação abrangente das pessoas para quem você vende o seu produto ou serviço, a persona servirá como uma base humanizada e personalizada para entender qual é o melhor modelo de cliente para a sua empresa, e isso também aponta: as estratégias que você deve adotar, a linguagem e os tipos de propaganda. 

Público-alvo x Persona

Público-alvo: Meninos e meninas, entre 15 e 29 anos, solteiros, estudantes do ensino médio regular ou EJA, com renda média familiar de até 3 salários mínimos. Pessoas que pretendem ingressar em uma universidade com o auxílio de um curso preparatório.

Persona: Julia é uma estudante do terceiro ano do Ensino Médio. A jovem possui 17 anos e busca ingressar em uma Universidade Federal por meio de sua nota do Enem. Ela é solteira, gosta de viajar e, por isso, almeja um intercâmbio na Europa – para dar prosseguimento aos estudos.

Percebe a diferença? Ao contrário do público-alvo, com uma descrição bem definida da persona (como seus gostos e desejos), fica muito mais fácil identificar a Julia e pessoas parecidas com ela.

Antes de defini-la, experimente perguntar a si mesmo algumas questões e respondê-las com base nas informações que você já tem dos seus alunos:

  • Quem é o seu cliente ideal?
  • Quais são os interesses dessa pessoa?
  • Quem influencia suas decisões?
  • Qual é o nível de instrução do potencial cliente?
  • Essa pessoa utiliza internet? 
  • Em quais redes sociais essa pessoa está?
  • Como essa pessoa consome informação?

Entender a fundo as particularidades da persona facilita que a instituição identifique seu público-alvo e desenvolva ações voltadas à captação.

O que fazer para tornar mais eficiente a captação de alunos no pré-vestibular?

Em primeiro lugar, é preciso ter em mente que, com o aumento gradual no número de instituições privadas, o mercado torna-se cada dia mais competitivo. 

Isso significa que só se destaca no mercado educacional a instituição que consegue atrair e fidelizar o maior número de alunos. Pensando nisso, listamos boas práticas para tornar a captação de alunos no pré-vestibular eficaz:

1 – Defina seus objetivos e metas 

Primeiramente, sua estratégia deve começar com objetivos e metas bem estabelecidos. É preciso saber onde você quer chegar e, quando se trata de captação de alunos no pré-vestibular, estabelecer objetivos é justamente estipular os números que o gestor pretende alcançar. Por isso, vale pensar:

  • Quantos alunos eu quero captar?
  • Quanto de receita quero obter através dos novos alunos?
  • Quais turmas ou segmentos de ensino posso ampliar no meu curso?

É claro que os objetivos precisam ser realistas, preferencialmente apoiados por resultados anteriores. Porém, não devem deixar de ser ambiciosos. A partir dessa expectativa inicial, será possível definir os meios necessários para atingir os objetivos. 

Pode ser um pouco confuso diferenciar objetivos e metas, mas na verdade é simples! Metas são atitudes que você precisa tomar para chegar aos objetivos. Essas metas precisam ter prazos estabelecidos e não devem ser difíceis demais, pois se a equipe souber que corre atrás de resultados inatingíveis, ficará desmotivada. Metas justas são essenciais para que todos se empenhem com satisfação. 

Você pode traçar metas como:

  • Com quantos responsáveis meu pré-vestibular entrará em contato?
  • Quando começa e quando termina meu período de captação?
  • Quantos contatos devem virar reuniões?
  • Quantas reuniões devem levar à matrícula?

Por meio de metas bem definidas, o gestor pode acompanhar a evolução das atividades de captação, encontrar e otimizar os erros processuais.

2 – Busque ser a primeira opção

No caso dos pré-vestibulares, oferecer aulões gratuitos é uma ótima oportunidade para demonstrar seus serviços, atrair estudantes interessados e aumentar o número de matrículas. 

Caso esse encontro seja realizado presencialmente, você deverá levar em consideração os protocolos de higiene e segurança instituídos pelas autoridades sanitárias. Essa demonstração também pode ser feita on-line, com o auxílio de ferramentas para videoconferência.

Por meio de um aulão gratuito, o estudante poderá conhecer na prática a dinâmica da aula, a metodologia de ensino e tirar suas próprias conclusões sobre a didática dos professores.

3 – Seja ativo nas redes sociais on-line

Quando falamos em captação de alunos no pré-vestibular, é válido compreender que a maior parte do público é jovem. Especialmente por este motivo, é preciso adotar uma presença ativa nas redes sociais on-line. Não se esqueça: você precisa estar onde sua persona está!

Hoje é quase impossível que uma empresa, independentemente do segmento a qual pertence, não esteja nas redes sociais investindo em conteúdos para se relacionar com as pessoas.

Como o próprio nome sugere, redes sociais são fontes de relacionamento. Mas, além disso, elas são como uma vitrine do seu pré-vestibular. Aproveite para falar a linguagem dos jovens, publicar conteúdos mais curtos (como mapas mentais e dicas rápidas) e fazer as brincadeiras virais do momento.

Além disso, nas suas redes não podem faltar informações como: telefone, e-mail, horários de funcionamento, modalidades de ensino, cursos oferecidos, endereço do site, etc.

Continue aprendendo: Como divulgar sua escola nas redes sociais?

4 – Utilize o YouTube como parte da estratégia 

Ainda falando em internet, nos deparamos com uma realidade cada vez mais frequente: a autonomia dos jovens que buscam cada vez mais estudar por conta própria. 

Frente ao fato, um pré-vestibular pode aproveitar o YouTube como parte da estratégia de marketing digital. Criar um canal do curso na plataforma pode servir para compartilhar algumas aulas curtas e módulos introdutórios (que podem ser vendidos posteriormente).  

A ideia aqui não é compartilhar gratuitamente tudo aquilo que os educadores são capazes de oferecer, mas fazer-se ser encontrado com temáticas pontuais, gerando autoridade sobre o assunto e identificação com a marca.  

Isso faz com que os alunos sintam-se atraídos pelo canal e busquem mais conteúdos daquela mesma empresa. Logo, o YouTube é uma ótima maneira de instigar a curiosidade e fazer com que potenciais alunos conheçam seus serviços.

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5 – Faça parcerias com escolas de Ensino Médio

Outra tática é estabelecer parcerias com escolas de Ensino Médio. É nelas que estão inseridos a maior parte dos interessados, pois os alunos estão concluindo esta etapa da vida rumo às faculdades.

Nesse caso, é válido oferecer condições especiais para estudantes das escolas que estão na mesma localidade que o curso, por exemplo. Isso fará com que o velho conhecido marketing passa-a-palavra (ou boca a boca) se fortaleça, estimulando o interesse de mais pessoas.

6 – Ofereça boas oportunidades de negócio

Conceder bolsas e descontos é uma ótima tática para a captação de alunos no pré-vestibular, pois descontos podem ser um fator decisivo na escolha pela sua instituição. Às vezes, a condição financeira da família do estudante não permite que ele pague o valor integral da mensalidade, mas um desconto pode fazer com que ela encaixe no orçamento.

Assim, seu pré-vestibular poderá concretizar a matrícula, garantir uma turma cheia e receber pelo menos uma parte do valor da mensalidade, fazendo com que as contas se mantenham equilibradas. 

Também é interessante sortear um determinado número de bolsas por ano. O futuro aluno irá compartilhar o sorteio nos stories, marcar amigos e fazer uma disseminação do nome da empresa (e do interesse em estudar lá), podendo ganhar uma bolsa de estudos para um curso ou módulo novo (para os já matriculados).

Outra opção é fazer um lote mais barato para quem fechar contrato com antecedência, por exemplo, antes do ano virar.

7 – Gerencie seus interessados

O processo de captação não pode ser feito de qualquer forma, ele deve ser profissionalizado. O gestor do curso deve ter noção dos números de captação, entender em que etapa do processo cada interessado está, o rendimento da equipe… E fazer tudo manualmente, além de muito trabalhoso, pode ocasionar em muitos erros de processo

Além disso, é primordial ter um relatório com os motivos de ganho e perda. Isso é basicamente uma régua para que o curso compreenda o que faz (ou não) as pessoas fecharem contrato com eles: perda de alunos para concorrentes? O que outras instituições oferecem e eu não? 

Todas essas respostas podem refinar o processo de captação. No entanto, é preciso da ferramenta certa para encontrá-las! Uma ferramenta de captação de alunos é ideal para isso, uma vez que monta um banco de dados completo sobre os interessados no seu pré-vestibular, registra o andamento de cada processo e direciona todas as etapas até o fechamento do contrato!

Estratégia além da matrícula!

A captação de alunos no pré-vestibular deve ser contínua, para além da matrícula. Muito mais do que apenas converter novos alunos, é preciso aprimorar constantemente as estratégias, contar com ferramentas adequadas e ter uma equipe preparada para negociar. Dessa maneira, ficará muito mais tranquilo garantir salas de aulas mais cheias no seu pré-vestibular! 

Gostou de saber mais sobre estratégias para a captação de alunos no pré-vestibular? Compartilhe nossas dicas com um gestor e deixe seu comentário abaixo!

Este artigo foi produzido pela WPensar, empresa especialista em tecnologias de gestão e comunicação para escolas e cursos. 

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