Atualizado em 24 de agosto | 2021 por SAS

Na edição deste ano do Prêmio Escolas que Inspiram, realizado pelo SAS entre suas escolas parceiras, dois projetos de Gestão de Excelência tiveram destaque por desenvolver uma gestão estratégica para captação e retenção de alunos. 

As instituições Colégio Planck e Caminho do Saber foram reconhecidas pela sua Gestão de Excelência, na 2ª edição do Prêmio Escolas que Inspiram, realizada durante o Fórum de Mantenedores 2021, evento voltado às mais de 950 escolas parceiras do SAS Plataforma de Educação.  

Uma gestão escolar estratégica é muito importante para garantir a retenção e captação de alunos, além de promover um bom relacionamento com professores, toda a equipe e as famílias. Desenvolver projetos com excelência proporciona resultados que tornam a escola uma referência em suas frentes de atuação. Por isso, separamos estes dois cases que podem inspirar a implementação de inovações. Confira! 

Gestão da Campanha de Matrículas no Colégio Planck 

O desafio para a campanha de matrículas do Colégio Planck 2021 era continuar crescendo, mesmo em meio ao cenário bastante desafiador da pandemia. O ano de 2020 foi o primeiro de operação do Ensino Fundamental Anos Iniciais e teve uma porcentagem de rematrículas alta, com 95% de adesão. Ainda assim, os estudantes não tiveram a oportunidade de vivenciar a cultura do Planck em sua potencialidade.  

Pensando nisso, foi confeccionada e instalada no pátio do Colégio uma árvore, símbolo da campanha de 2022, com três metros de altura, cujo objetivo era proporcionar a interação dos estudantes e visitantes. Na árvore, um quiz é ativado através de um QR code, com diversas perguntas temáticas sobre o Planck, seus professores e modelo de educação. A cada quinze dias, os melhores colocados recebem uma premiação e as perguntas são trocadas. Em 40 dias de campanha, os QR codes foram acionados mais de mil vezes. 

A ação gerou engajamento por despertar a curiosidade dos alunos, que se esforçam para aprender mais sobre o Colégio. Além disso, os visitantes também podem participar, com um questionário que tem como objetivo entender as maiores dúvidas deles.  

A implementação 

Apesar do lançamento oficial da campanha de matrículas ocorrer em maio, o planejamento de Marketing do Colégio Planck é dinâmico, implementando as ações estratégicas ao longo do ano todo. Para traduzir esse conceito em um formato visual, utilizaram a imagem da árvore Jabuticabeira, que é um símbolo da instituição. 

A árvore foi desenhada pela equipe de Marketing, que contratou uma empresa especialista para a confecção e instalação do projeto. O Colégio é responsável pela elaboração das perguntas do quiz. O investimento envolveu a criação do conceito, instalação, logística, ferramentas, como o Google Forms e o QR code  para mensurar os acessos e o desenvolvimento de um programa exclusivo integrado, para que o estudante pudesse escolher a cor do led da árvore. 

Os resultados 

Além da quantidade de estudantes e visitantes alcançados, o quiz trouxe a possibilidade de abordar outros temas ao longo do ano, também levando em conta a sazonalidade e projetos do Colégio. Há, ainda, um projeto social envolvendo a árvore, onde os alunos inscreverão instituições filantrópicas, arrecadarão donativos e o resultado do jogo é que definirá as entidades que receberão as arrecadações. Envolvendo, assim, toda a comunidade escolar em uma ação de gamificação que fortalece a empatia. 

Os aprendizados foram muitos, como a necessidade de a equipe estar sempre aberta às mudanças para planejar, replanejar e acompanhar os processos. A comunicação interna com alunos e famílias precisou acontecer de forma mais rápida e eficiente. E, para a evolução do projeto, novas ações são implementadas através de um professor multiplicador de cada área, aluno tutor, curso básico de integração para novos funcionários e continuidade dos encontros semanais de formação. 

Escola Caminho do Saber e a reestruturação da Gestão Escolar 

A Escola Caminho do Saber iniciou um projeto de reestruturação da gestão escolar, realizando um novo Planejamento Estratégico, baseado em ferramentas específicas tradicionalmente utilizadas no meio empresarial. O objetivo é a captação e retenção de alunos para o crescimento do negócio. A Rede conta com uma grande estrutura física e de pessoal, com duas unidades franqueadas, o que tornava complexos os desafios da condução da rotina educacional e de gestão.  

Como primeiro passo, a Rede Caminho do Saber realizou a transição e a profissionalização da gestão escolar, fazendo mudanças na cultura da escola, sem perder a essência de simplicidade, alegria e a alta performance. Isso gerou impactos diretamente nos funcionários, pais e alunos, envolvendo toda a comunidade nessa mudança, para a garantia de resultados mais satisfatórios. 

A reestruturação 

O projeto de reestruturação foi aplicado utilizando diversas metodologias, como as encontradas no Mais Gestão, no Portal do SAS, e a ferramenta Lean, tradicional no mercado. Além disso, houve um momento de escuta feito com 20 grupos de funcionários, que dominam e conhecem a realidade da prática diária, bem como pais e alunos representantes. Após esta etapa, foi estabelecido um plano de ação específico e definidas equipes de trabalho para atuarem nas diferentes frentes. 

A escuta foi feita com o método SWOT (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças, em português), através de uma consultoria externa que viveu uma imersão no dia a dia. A partir disso, identificou-se a necessidade de melhorias na captação e retenção de alunos. A ferramenta escolhida para esta frente de trabalho foi o Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM), que ajuda a desenvolver um entendimento do processo atual, focando na simplificação, diminuição de retrabalhos e otimização de recursos, além de projetar o modelo ideal de processo para ser implementado no futuro.  

As mudanças geradas pelo projeto 

O projeto está em andamento com o cronograma dentro do prazo e já trouxe muitos resultados. Dentre eles, a transição da gestão, engajamento da equipe; criação de grupos de trabalho; contratação de especialistas em processos, ampliação da equipe de setores estratégicos e atendimento rápido de demandas das reuniões. O processo de matrículas foi aprimorado, reduzindo de dez para seis setores envolvidos e de cinco para dois dias. 

A profissionalização da gestão garante a melhor entrega do produto e, consequentemente, potencializa a captação e retenção dos alunos. Com isso, a Escola consegue fazer o negócio crescer, sem perder a sua essência. 

Trabalhando por uma Gestão de Excelência 

Os cases vencedores na categoria de gestão ressaltam a importância de ter um planejamento estratégico bem definido que seja implementado ao longo de todo o ano escolar, garantindo a retenção dos alunos e busca por novas matrículas, o que traz benefícios à escola e toda sua comunidade.  

O SAS pode te ajudar! 

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