Guia completo sobre gestão administrativa escolar

A administração de uma escola tem suas especificidades, ou seja, não é como administrar uma empresa qualquer. Uma gestão escolar administrativa se ocupa desde assuntos burocráticos, como organização financeira e preenchimento de documentos, até o apoio pedagógico, como atendimento à famílias e acompanhamento de projetos dentro da escola. 

Se você está começando na gestão administrativa escolar agora, aqui vamos explicar o que é e quem participa dela. Mas, se o que você deseja é otimizar a gestão administrativa já em curso na sua escola, também falaremos sobre como torná-la mais eficiente e como adaptá-la ao ensino híbrido e remoto. 

Os sete pilares da gestão escolar

Antes de pensar na gestão administrativa escolar, é preciso entender o quadro de modo mais amplo: a gestão escolar, que se baseia em sete pilares. Esses pilares podem servir como parâmetro para uma administração mais competente. São eles:

1. Gestão pedagógica: refere-se às questões de ensino e aprendizagem com as quais a instituição de ensino deseja trabalhar. Ela precisa estar atualizada quanto às demandas educacionais do público que atende e com o Projeto Político Pedagógico (PPP) da escola.
   
2. Gestão administrativa: mantém as instalações e atividades cotidianas em dia. A gestão administrativa escolar engloba as três tarefas mais burocráticas: o financeiro, a material e a física. A gestão administrativa se preocupa em manter desde estoques de materiais repostos, até as instalações físicas em condições adequadas. É importante lembrar que ela tem um olhar maximizado para todos os processos que fluem dentro da escola.
   
3. Gestão financeira: compõe uma parte importante da gestão administrativa escolar, que está focada em equilibrar as contas da escola. A gestão financeira cuida das inadimplências e da captação de novos alunos, contas a receber e pagar, além de possuir um sistema objetivo para visualizar os gastos variáveis e fixos. É fundamental que a gestão financeira esteja em contato com os demais pilares da gestão escolar para pensar meios de angariar novas receitas para a escola.
   
4. Gestão de recursos humanos: está atenta ao quadro de colaboradores da escola, mas também funciona como a figura de liderança, que motiva e engaja esses profissionais.
   
5. Gestão da comunidade: preocupa-se em manter um relacionamento de confiança com a comunidade escolar, ou seja, todos os envolvidos com a instituição de ensino. A gestão da comunidade está aliada com uma comunicação adequada, que atinja o público de maneira efetiva, afetuosa e utilizando os canais acessíveis.
   
6. Gestão de tempo e qualidade de ensino: preocupam-se em oferecer o melhor produto de acordo com os preceitos da instituição de ensino, ao mesmo tempo que trabalham em sincronia com o período em que o ensino é ofertado.
   
7. Gestão acadêmica: é também uma parte da gestão administrativa escolar, pois certamente os documentos oficiais passam pelas mãos da gestão acadêmica, desde a parte burocrática, até frequências, notas, diários, matrículas, carga horária, entre outros.
   

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Qual a diferença entre gestão administrativa e gestão pedagógica?

Se você também confunde gestão administrativa e pedagógica, agora não restarão mais dúvidas. A gestão administrativa escolar abrange elementos burocráticos da escola, tais como: financeiro, planejamento de custos, manutenção, preenchimento de documentação e conhecimento de aspectos legislativos da educação.

Já a gestão pedagógica tem a ver com um planejamento educacional político-pedagógico e atua na mediação entre família-estudantes e a escola. Nesse sentido, é no aporte pedagógico da gestão que o ensino e aprendizagem realmente acontece, pois é nele que são planejadas as metodologias e temas que a escola opta em trabalhar.

A dimensão administrativa da gestão escolar

A gestão administrativa escolar abrange várias facetas e exige diferentes competências do gestor. Mas, afinal qual a sua função?

A gestão  administrativa escolar garante a operação dos espaços físicos, além do patrimônio da escola. Por isso, entre as atividades do gestor, a mais importante é a organização do fluxo de tarefas e financeiro.

Isso porque uma escola tem diferentes custos e receitas, por exemplo: entre os custos fixos estão gastos com água, luz, manutenção das salas de aula, gestão da produção de fotocópias e atas. 

Já as receitas estão ligadas às atividades que geram retorno financeiro, como: festa junina, feira de ciências, feira do livro e dia do cinema. Aqui, a criatividade não tem limites, é importante, apenas, que o evento esteja de acordo com o planejamento pedagógico e atenda aos interesses dos estudantes. Lembre-se: a emissão de notas fiscais também é responsabilidade da gestão administrativa escolar. 

Além da gestão financeira, a gestão administrativa escolar mantém fortes vínculos com os conhecimentos jurídicos. Mesmo que haja um profissional terceirizado que cuide desse setor, é importante que a gestão administrativa escolar esteja alinhada com ele. 

Mais do que administrar a escola, a gestão precisa estar atualizada quanto aos direitos e deveres da instituição. Atender a legislação também faz parte da construção de um ensino de qualidade.

Quem faz parte da gestão administrativa escolar?

Apesar do alto volume de tarefas e funções, a gestão administrativa escolar conta com poucos agentes:

• Diretor: é o líder máximo e tem a função de controlar o financeiro, pedagógico, administrativo, delegando e orientando os demais colaboradores quanto às suas funções.
  
• Vice-diretor: braço-direito do diretor, intervém junto aos docentes e tem autonomia para tomar decisões importantes.
  
• Auxiliar administrativo escolar: contribui com as rotinas em geral, como: digitação, arquivamentos e suporte ao gestor. O mais interessante é que essa função pode ser atrelada ao sistema de extensão universitária, o que estreita os laços entre escola e universidade, despertando o interesse dos estudantes para o que vem depois que a escola regular termina.

Atenção! O coordenador também exerce uma função de liderança, no entanto, permanece na gestão pedagógica, não aparecendo no administrativo em si.

Como fazer uma gestão administrativa eficiente?

• Conheça a escola e seus espaços: abra para diálogo com os professores e estudantes e esteja atento às demandas e manutenções. Isso mantém as previsões atualizadas para realizar planejamento efetivos;
  
• Fique atento às burocracias: mantenham os direitos garantidos pela Lei de Diretrizes e Bases da Educação Brasileira (LDB 9394/96) sempre no radar. Além de deixar em dia os deveres, isto é, declaração, notas e impostos da escola;
  
• Conte com um time de excelência: é importante estar sempre atualizado sobre as tendências e cursos de gestão administrativa escolar. A boa gestão é feita por pessoas que estão em aprendizado contínuo.

Monitorar sempre!

É importante avaliar o funcionamento da gestão administrativa escolar continuamente, então, comece a observar hoje e pergunte-se: o que funciona? o que precisa mudar? 

A mudança, apesar de desafiadora, deve ser constante. Além de monitorar aspectos físicos da escola, o gestor administrativo pode coletar feedbacks de professores, estudantes, funcionários, e, até mesmo, da própria comunidade, basta apenas encontrar os canais adequados para isso. 

Isso vale também para gerar mais confiança e proximidade junto aos demais colaboradores, o que é benéfico para a liderança do gestor e para a democratização da gestão, que se mostra disposta a aprender, mudar, prosperar sempre.

Como adaptar a gestão administrativa escolar ao ensino híbrido e remoto?

Falando em mudar sempre, a gestão administrativa também precisa estar atualizada em relação às tecnologias da modernidade. Assim, com as escolas que adotam o ensino híbrido e remoto não é diferente. 

A gestão escolar administrativa não está restrita ao ambiente físico, ela pode transitar e tornar-se híbrida e remota também, até mesmo para manter o diálogo e a coerência do sistema escolar ao qual pertence. 

Quando falamos de ensino híbrido e remoto, o SAS está sempre na frente! Consulte nossos e-books e conheça um pouco mais sobre tudo o que podemos oferecer à sua escola hoje mesmo. 

Gerir algo significa ter domínio sobre esse objeto, isto é, conhecer a sua escola, as especificidades dela e avaliar o que funciona, o que não funciona e o que precisa ser mudado. Uma gestão administrativa de excelência é construída diariamente, não apenas pelo comitê da administração, mas por toda a comunidade escolar trabalhando unida. 

Lembre-se: a gestão administrativa da escola não é uma atividade isolada, ela deve estar em diálogo com os demais aspectos da gestão escolar. 

O SAS tem o propósito de ajudar você, profissional da educação, a realizar a gestão escolar da forma mais eficiente e eficaz possível. Para isso, separamos as melhores dicas práticas para o seu dia a dia aqui, no Blog do SAS. 

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