5 dicas para organizar uma reunião de pais eficaz na sua escola

Quando o assunto é participação familiar, realizar uma reunião de pais eficaz é um dos grandes desafios das escolas. O engajamento dos responsáveis costuma ser baixo, poucos confirmam presença, as pautas coletivas se confundem com as individuais, a falta de organização pode afetar os objetivos do encontro, entre outras questões que afetam esse momento que deveria ser muito importante para o processo pedagógico.

Mas não precisa ser assim! Uma reunião de pais deve ser organizada como qualquer outro evento: com planejamento, um roteiro bem feito e comunicação clara.

Neste artigo, vamos te apresentar 5 dicas práticas para ter uma reunião de pais eficaz, com participação de todos. Confira!

O que os pais esperam de uma reunião de pais eficaz?

Os responsáveis querem ser informados, ter suas demandas assistidas e estar por dentro da vida escolar dos filhos. A questão é que muitos esperam que isso aconteça de forma objetiva e, em muitos casos, não têm paciência de participar das atividades coletivas.

Nesse sentido, o papel da escola é duplo: incentivar a participação, reforçando a importância de cada responsável, e pensar em uma dinâmica de apresentação que fale a linguagem dos pais, informe com qualidade, sem ser cansativa.

Um passo importante para isso é realizar uma pesquisa com os responsáveis para entender quais são suas preferências e demandas quando o assunto é reunião escolar. Depois disso, você cruza essas informações com os pontos que a escola precisa – e quer – abordar com o coletivo de pais. Vale lembrar que a comunicação funciona quando estamos de fato conectados e nos relacionando com nosso público. De nada adianta falar sozinho.

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5 dicas para uma reunião de pais eficaz

1) Tenha um roteiro e organize tudo

Ter um roteiro é essencial para realizar qualquer evento. Se você quer uma reunião de pais eficaz e sem perda de tempo, é preciso definir e detalhar cada etapa desse encontro.

Não pense que determinar o andamento da reunião de pais vai torná-la engessada. O roteiro é seu amigo para que os objetivos sejam alcançados, o tempo seja respeitado e as pessoas que querem (ou precisam) falar tenham seu momento.

“Mas quais informações eu coloco no roteiro?”

• Data da reunião;
• Objetivos do encontro;
• Ordem das falas (recepção, apresentação, leitura da pauta da reunião, informes gerais, atualizações da agenda escolar, votações, debates… e o fechamento);
• Responsáveis por cada fala;
• Momento para perguntas e interação com as família;
• Momento para reforçar tópicos do PPP;
• Tempo estipulado para cada fala;
• Recursos necessários.

Com tudo organizado, você terá uma reunião de pais eficaz e objetiva. A informação será compartilhada, todos terão seus momentos de fala e o tempo será respeitado.

2) Comunique!

Comunicação é peça fundamental na construção de uma relação entre escola e famílias. Não adianta querer reuniões cheias e engajamento das famílias se sua instituição só se comunica nos momentos em que é necessário. O engajamento vem pela interação frequente, e isso acontece quando você constrói um relacionamento com as famílias. É preciso falar e ouvir, criar laços e manter contato diário.

Além disso, é necessário entender as necessidades comunicacionais da atualidade e falar a linguagem das famílias. Se todos estão consultando seus smartphones a cada minuto, seja para consumir informação ou se comunicar, não faz sentido sua escola manter contato com os pais por meio de bilhetinhos colados na agenda de papel. E para essa demanda,  já existem agendas digitais desenvolvidas especialmente para escolas.

Mantenha as famílias informadas, mande comunicados, fotos e conteúdos, abra canais de atendimento e envie convites para as reuniões e saiba quem confirmou presença. Tudo isso com um aplicativo de comunicação intuitivo e prático – para a escola e para os responsáveis.

E não se esqueça: agende a reunião, envie lembretes e solicite confirmação de presença .

3) Prepare o local

Ofereça um ambiente acolhedor e motive a participação das famílias. Prepare um espaço confortável, utilize microfones para facilitar a escuta de todos, garanta um local acessível, que comporte todos os convidados, e veja se há necessidade de oferecer um lanche. Você está convidando uma pessoa muito importante para conhecer sua casa e ouvir as novidades que você tem para contar.  

Para mais, você pode tornar o ambiente atrativo colocando uma música ambiente antes do início das falas, e abrir o evento com alguma dinâmica ou mensagem motivadora. 

Lembre-se que a reunião de pais é um momento muito importante para a relação entre escola e responsáveis, é uma oportunidade para conhecer de perto cada um e ouvir as demandas do coletivo.

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4) Informe com clareza

Você só garante uma reunião de pais eficaz quando a comunicação funciona: no primeiro momento, para convidar e garantir a presença de todos, e no segundo momento, sendo claro e explicativo em todas as falas. O objetivo da reunião precisa ser cumprido, as informações devem ser compreendidas por todos e ruídos devem ser evitados.

Por isso, é importante ter momentos bem definidos para cada fala, tirar dúvidas a cada bloco de informações, e, ao final, fazer uma reforçar todos os pontos abordados e acordados durante a reunião.

Tome cuidado com as intromissões de assuntos que não são importantes para o encontro coletivo. Recomendamos que a reunião de pais atenda temas gerais, de toda a comunidade escolar. Temas individuais devem ser conversados em reuniões individuais. Para facilitar, você pode disponibilizar um momento para que os interessados agendem essa conversa pessoal.

5) Dê um retorno

Você já deve ter costume de fazer uma ata para as reuniões realizadas em sua escola. Ela é muito importante para uma reunião de pais eficaz, porque garante que todos os pontos discutidos e decisões tomadas estarão registrados.

Além da ata, recomendamos que dê mais um passo rumo a um relacionamento de qualidade: no dia seguinte ao evento, dê um retorno da reunião. Envie um comunicado pelo aplicativo de comunicação com os tópicos abordados, reforce os informes e compartilhe as decisões. Mais que um registro, essa ação também demonstra preocupação com os responsáveis que não puderam participar da atividade presencial.

Você pode aproveitar o comunicado para compartilhar leituras ou qualquer conteúdo que tenha relação com os tópicos abordados na reunião. Não se esqueça de agradecer e reforçar a importância da participação ativa dos pais nas reuniões e demais processos pedagógicos.

Dica Extra!

E no ensino remoto? Reunião virtual!

A pandemia de covid-19 nos apresentou um novo cenário: o da comunicação remota. Isso já está se refletindo no ensino, com os formatos remoto e híbrido. E com as reuniões não será diferente.

Embora algumas vantagens do contato presencial sejam perdidas, uma reunião virtual pode ser muito eficiente e cumprir seus objetivos. A questão aqui é garantir a organização do evento e o engajamento dos pais.

Nesse sentido, planeje com antecedência! Defina datas e horários, escolha a melhor plataforma de encontros e reuniões on-line, confira se os responsáveis têm acesso à ferramenta de videoconferência escolhida, e faça um roteiro bem amarrado. Só tenha cuidado com o tempo! Reuniões virtuais costumam ser mais cansativas, por isso, é preciso ser mais objetivo nas discussões e pensar em uma boa dinâmica para a reunião.

Como a tecnologia pode te ajudar?

Com um aplicativo de comunicação, você consegue planejar, comunicar e engajar a comunidade escolar para realizar uma reunião de pais eficaz. O app tem o objetivo de aproximar a escola, pais e alunos, possibilitando o compartilhamento de conteúdos, fotos e vídeos, sem precisar fazer vários bilhetinhos para a agenda de papel. Aproxime a família da rotina escolar dos alunos, envie documentos, abra canais de atendimento on-line e tenha controle de tudo o que é comunicado!

E não para por aqui.  Além da comunicação diária, quando falamos em reunião de pais, a agenda digital vai te ajudar a:

• Enviar o comunicado sobre a reunião de pais;
• Solicitar confirmação de presença dos responsáveis;
• Enviar lembretes antes do evento;
• Fazer uma pesquisa para ter um retorno das famílias;
• Encaminhar a ata e comunicados com o resumo da reunião.

Conheça a Agenda Digital! Clique aqui e veja como ela vai ajudar sua escola.

Já está pronto para aproximar os responsáveis da sua instituição com uma reunião de pais eficaz? Compartilhe esse conteúdo com seus colegas educadores!