Atualizado em 28 de setembro | 2020 por SAS

Um dos pontos de maior importância para a sobrevivência e crescimento de sua escola é uma boa gestão da inadimplência dos pais ou responsáveis, que possuem dívidas com a sua instituição. É vital estruturar um procedimento para controle, análise e contato com os devedores e, constantemente, negociar estas dívidas a serem pagas à vista ou parceladas, mediante a formalização de um termo de confissão de dívida. 

A disciplina, agilidade, estratégia e persistência, são alguns pilares a serem observados para a construção de um bom plano de ação para gestão da inadimplência. 

Você, gestor escolar, deve agir. Quanto mais antigo se torna um débito, maior será a dificuldade de cobrá-lo, tornando-se cada vez mais remota a chance de recuperá-lo. 

A boa gestão da inadimplência da sua escola é fundamental para a sobrevivência e crescimento da sua instituição.

Por onde começar? 

Para iniciar a conversa com o devedor, pergunte o motivo que o levou a não realizar o pagamento. Aproveite para ouvi-lo, não apenas como inadimplente, mas, também, como cliente.  

Demonstre empatia: mostre que você compreende a dificuldade financeira que o levou à inadimplência, mas lembre-o que o serviço foi devidamente prestado com muito esmero e atenção ao aluno, devendo ser pago, ainda que de forma parcelada. Conhecer os detalhes e a situação dos seus devedores ajudará a ter maior êxito na negociação dos débitos, por isso, colete dados e registre-os (falaremos sobre isso mais à frente). 

Agora que você já entendeu o primeiro passo, vamos às 10 dicas para fazer a melhor gestão da inadimplência em sua escola! 

1) O importante é cobrar! 

O mau cobrador recebe por último. Por isso, escolha um colaborador que ficará responsável pela cobrança. Ainda que ele tenha outras atividades, estabeleça com ele uma rotina de trabalho, de forma que toda a sua carteira de devedores seja contatada semanalmente. 

Lembre-se que a disciplina e persistência são pilares, que serão recompensados com a recuperação de valores de serviços já prestados. 

2) Filtre na entrada 

No momento da matrícula ou rematrícula, adote as providências abaixo: 

  • Faça análise do perfil financeiro; 
  • Faça a consulta paga do SPC/SERASA; 
  • Faça a consulta gratuita de processos judiciais no Tribunal de Justiça do seu Estado. 

Como você já sabe, se o pai ficar inadimplente em qualquer momento do ano letivo, ainda assim, a escola deverá manter o aluno matriculado até o final do ano letivo. Por isso, o momento da rematrícula é chave para realizar a negociação. Sem a negociação do débito, a Escola não precisa (e não deve) rematricular o aluno. Sair da escola é uma dor para o aluno e sua família, por isso, um esforço para acertar o aspecto financeiro será realizado por todos os envolvidos. 

E, no processo seletivo de novos alunos, inclua uma fase de análise financeira. Se constarem dívidas no prontuário dos responsáveis legais pelo aluno, não hesite em pedir que um outro responsável financeiro seja incluído como parte no contrato. Pode ser o avô, a avó, ou qualquer outro familiar ou amigo, que se responsabilize pelo pagamento da anuidade escolar. 

3) Elabore um bom contrato de prestação de serviços educacionais 

Um contrato de prestação de serviços educacionais claro e completo servirá como guia do seu processo de cobrança e da negociação a ser tratada com os inadimplentes. Revise o seu contrato anualmente. Para isso, avalie o contrato de outras escolas e consulte seu advogado especializado em direito educacional. 

  • Garanta um contrato (pode ser digital) com assinatura e duas testemunhas. 
  • Se possível, um segundo contratante. 
  • Formalize condições, como: 
  1. Negativação > 90 dias; 
  2.  Honorários advocatícios; 
  3.  Perda do desconto, em caso de atraso. 

O contrato digital já é uma realidade. Além de eliminar o custo do papel e economizar o tempo de seus colaboradores, sua escola oferecerá uma comodidade importante para os pais, que receberão o contrato por e-mail para assinatura eletrônica. E você terá o contrato devidamente assinado e armazenado em local acessível, garantindo a segurança jurídica necessária para a cobrança e diversos outros assuntos inclusos no contrato. 

4) Defina uma régua de cobrança e adapte a estratégia para alunos ativos e inativos  

Estabeleça diferentes ações, de acordo com o tempo de atraso: 30 dias, 60 dias, 90 dias, 120 dias e 150 dias de inadimplência, implicam em diferentes ações. Alguns pontos importantes a serem considerados na construção da sua régua de cobrança: 

  • Comece com ações preventivas: SMS e e-mail são os mais baratos; 
  • Defina ações diferentes por perfil (servidores públicos, empregados da iniciativa privada, comerciantes, profissionais liberais); 
  • Diferencie os pais com 1, 2 ou 3+ parcelas em atraso (ligações, e-mails, negativação). 
Para uma gestão da inadimplência eficaz, é essencial conhecer o motivo que levou os pais ou responsáveis a não realizarem o pagamento das dívidas. 

5) Conheça a real situação do seu cliente 

Colete dados dos seus clientes. Todas as informações serão úteis para localizá-lo e negociar eventuais débitos futuros. Por exemplo:

  • Consulta do perfil financeiro; 
  • Entrevista com o pedagógico; 
  • Histórico de pagamentos; 
  • Histórico de contatos. 

6) Esgote as opções de cobrança extrajudicial antes de seguir para o judicial 
 

Uma ação judicial é cara e morosa! Por isso, adote diversas medidas antes de decidir pela ação judicial. Dificilmente, débitos abaixo de R$ 3.000,00 (três mil reais) justificarão os custos de ingresso com um processo de cobrança. 

Então, lembre-se: implemente a régua de cobrança, defina o responsável, avalie uma proposta de acordo, sempre que a oportunidade surgir. Mãos à obra! 

7) Defina uma política de negociação de débitos 

No pilar “agilidade”, defina regras claras a serem seguidas pelo colaborador que fará o contato com os pais inadimplentes. Facilite a forma e prazo de pagamento e dê ao colaborador “poder de fogo” para negociar. Modelos de documentos também ajudarão na rápida formalização das renegociações. Implemente alternativas de assinatura eletrônica para agilizar.  

Forneça ao devedor: 

  • Régua e alçadas de descontos; 
  • Parcelamento (dentro do ano letivo); 
  • Meios de pagamento (boleto, cartão, dinheiro); 
  • Termo de confissão de dívida. 

8) Defina uma meta e acompanhe a evolução: 

Combine com o colaborador responsável pela cobrança metas a serem perseguidas, fixando prêmios anuais, sempre que recordes forem batidos. Acompanhe mensalmente os resultados atingidos. 

  • Prepare seus relatórios; 
  • Tenha métricas claras (inadimplência mensal e acumulada, rolagem de dívida, PDD); 
  • Utilize o Excel na falta de um sistema; 
  • Comemore suas vitórias com seu time. 

9) Defina um responsável e tenha disciplina 

Já falamos sobre isso, mas é tão importante que vale a pena repetir. O processo de cobrança depende da disciplina e competência do colaborador escolhido. Esse é um perfil de profissional valioso, que merecerá ser recompensado se atingir os resultados esperados. 

  • Dedique uma pessoa para a função; 
  • Pense em incentivos financeiros para a equipe. 

10) Não tenha medo de cobrar: 

Não faça da cobrança um tabu! Se a escola e seus colaboradores trabalharam arduamente, merecem ser recompensados financeiramente. Lembre-se: 

  • Relação com o pai requer zelo, mas não é intocável; 
  • Não existe certo ou errado, o que existe é o que funciona para sua escola; 
  • Se as ações não funcionarem, não hesite em adaptar a estratégia. 

Reforce para toda sua comunidade escolar que a saúde financeira da escola é o que vai permitir investir, ainda mais, na Educação de Excelência para nossos queridos alunos. 

Se quiser conhecer mais sobre os nossos serviços de excelência e como o SAS pode contribuir com a sua escola, clique aqui, e fale com um dos nossos consultores.   

*Este artigo é de autoria de Pedro Guimarães – Co-fundador do EducaLegal e advogado especializado em Direito Educacional