Atualizado em 31 de agosto | 2020 por SAS

Escolas de todo o Brasil se preparam para mais uma campanha de matrículas e rematrículas e, no cenário atual, vão precisar investir fortemente em estratégias digitais para a captação e retenção de alunos. 

Como era de se esperar, a pandemia trouxe desafios jamais sentidos pelas escolas. E, quando o assunto é a captação e retenção de alunos no “novo normal”, algumas estratégias precisam ser priorizadas, afinal, nós não temos mais contato físico com os estudantes e nem com os pais. Temos, na verdade, um ambiente competitivo bastante duro, pois muitas escolas enfrentaram obstáculos para manter seus alunos engajados, por meio do ensino remoto.  

Mais de cinco meses após a paralisação das atividades presenciais, podemos perceber que muitas mudanças serão irreversíveis para as escolas, não apenas do ponto de vista pedagógico, mas, também, do ponto de vista de marketing, ou melhor, de marketing digital, já que muitas instituições de ensino precisarão fazer suas campanhas de matrículas e rematrículas sem qualquer contato físico. Sem dúvida, essa é uma prática que, mesmo com o fim da pandemia, deve passar a ser adotada pelas escolas como um caminho fundamental para a captação e retenção de alunos. 

“Empresas ruins são destruídas pela crise. Empresas boas sobrevivem a elas. Empresas excelentes são aprimoradas por elas.” – Andy Grove, fundador da Intel 

Porém, nem tudo é novo no processo de captação e retenção de alunos durante a pandemia. Mesmo diante de tantas mudanças e incertezas, um bom planejamento continua sendo fundamental e o principal ponto de partida para a campanha de matrículas e rematrículas da sua escola.

Por isso, listamos, abaixo, alguns pontos de atenção para esta fase da campanha.

Por onde começar a planejar?

Com o distanciamento social imposto pela pandemia, as escolas vão ter que investir, ainda mais, em estratégias de marketing digital na captação e retenção de alunos.
  • Entenda suas prioridades 

Primeiro, tenha total entendimento do mapa de vagas da sua escola. É preciso ter clareza quanto à capacidade de cada uma das turmas, em cada um dos períodos, e, também, sobre a taxa de ocupação que a sua instituição possui atualmente. Ter isso claro vai ajudá-lo a fazer uma projeção inicial de quais segmentos deverão ser prioridade na campanha.  

Ter visibilidade de quais as séries vão ser mais desafiadoras é muito importante para o time, que pode ajustar seu discurso e abordagem aos pais e alunos. 

  • Tenha uma proposta de valor

Como sua escola se diferencia das demais? É com a sua proposta pedagógica ou com seus resultados? Como a sua escola se destaca no meio? Provavelmente, as respostas para essas perguntas não serão mais as mesmas do ano passado, pois, com a pandemia e com a paralisação das atividades presenciais nas escolas, surgiram novas necessidades dos alunos e pais. É super importante que você, mantenedor, saiba essas respostas, mas, principalmente, que as alinhe com o seu time. 

 Algumas perguntas podem servir como ponto de partida pra essa definição, por exemplo: 

1) Que recursos utilizados em 2020 poderão ser mantidos em 2021? 

2) Qual a estratégia da escola com relação ao conteúdo para o resto do ano letivo e para o início do ano que vem, que já possa ser adiantada para os pais? 

  • Defina a política de desconto 

Esse ano tende a ser bem mais competitivo, e é importante as escolas já estarem preparadas para isso. Dessa forma, saiba bem quais são as regras de desconto da sua escola; as formas de pagamento; quais são os descontos que podem ser oferecidos aos alunos por mérito; se vai ter desconto por antecipação; etc. Por exemplo, nesse ano, sua escola vai optar por uma campanha de indicação de alunos, com desconto? Todos esses pontos precisam estrar na ponta do lápis.  

Quando o assunto é inadimplência, também é preciso definir qual vai ser a política. As dívidas serão perdoadas ou parceladas? Os alunos em inadimplência poderão retornar? As respostas para essas perguntas precisam estar 100% alinhadas com o time

Qual o papel da comunicação na captação e retenção de alunos?

Para que a campanha digital de captação e retenção de alunos da sua escola seja bem sucedida, estabelecer uma boa comunicação com seus públicos é fundamental.

Após o planejamento, o desafio passa a ser, efetivamente, a comunicação. Afinal, é ela que será a principal responsável pelo acompanhamento do processo de retenção e captação de alunos no “novo normal”. E, já compreendemos que, neste ano, ela deverá ser realizada de forma 100% digital, já que a internet é uma excelente forma de conversar com seu público e mercado em tempos de distanciamento social, além de exigir um investimento bem menor em comparação a outros tipos de canais marketing off-line, como outdoors e banners, por exemplo. Sem contar que o digital é ótimo para sua escola testar novos caminhos, aprendendo e aprimorando suas estratégias de comunicação, uma vez que as métricas são muito mais tangíveis. 

Primeiramente, é preciso entender quem deve fazer parte desse processo (público interno, professores, alunos e famílias), definindo com que frequência o time de professores precisará se reunir, bem como, qual a melhor forma de manter os canais da escola sempre atualizados

Dito isso, quais são os fatores determinantes para a minha escola realizar uma campanha de matrículas e rematrículas 100% digital, de forma eficaz? 

1) Facilite que o pai ou responsável encontre e converse com a sua escola 

Além de engajar os professores no processo, uma vez que são os principais porta-vozes da escola quando se trata do contato constante com os pais e alunos, busque manter os fóruns com as famílias ativos, por meio de plataformas digitais, fortalecendo os vínculos entre pais e equipe pedagógica. 

Invista na estratégia multicanal,  ominichannelpermitindo que seus clientes tenham contato com sua escola via diversas plataformas (redes sociais, site, blog, etc). Isso oferece muitas possibilidades para as escolas. Vale ressaltar que, com uma campanha on-line, há uma maior possibilidade de realizar a gestão de leads qualificados, ou seja, de seus potenciais consumidores que demonstraram interesse em consumir seu produto ou serviço, otimizando, ainda mais, as ações da sua campanha. 

2) Permita que os pais conheçam a proposta da escola mais a fundo 

Antigamente, fazíamos visitas presenciais, agora, a experiência deve ser de ponta a ponta no digital. Dessa forma, prepare uma visita virtual à sua escola e realize encontros virtuais com coordenadores, psicólogos e professores, transpondo a experiência tradicional.    

3) Desenvolva um canal digital de matrículas de fácil acesso 

Proporcione uma boa experiência de matrículas virtual, com todo o processo de inscrição e preenchimento de dados realizado via internet e de fácil acesso, mantendo uma equipe de plantão para garantir velocidade e agilidade no atendimento. Retornar o contato em até 30 min após a inscrição, por exemplo, faz toda diferença para transmitir a seriedade do processo on-line para o cliente. 

Além disso, não esqueça de se colocar no lugar do pai, tentando se inscrever e testando pessoalmente a sua plataforma de matrículas on-line. Nessa fase, buscar ouvir feedbacks dos pais é fundamental, pois isso vai ser muito importante para sua escola entender se o processo está funcionando de fato, o que é um fator decisivo para o pai matricular seus filhos na sua escola. 

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